ÚČTOVNÉ DOKLADY

Informácie k získaniu osobných údajov podľa ust. § 19 zákona č.18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov, a čl.13 Nariadenia Európskeho parlamentu a rady (EÚ) 2016/679

Účely spracovania osobných údajov:

a) Zaúčtovanie podkladov pre mzdy a výplata miezd (mzdové listy, výplatné listiny, rekapitulácia miezd),

b) Spracovanie účtovných dokladov dotknutých osôb pri zavedení a plnení predzmluvných a zmluvných vzťahov,

c) Vedenia účtovnej agendy,

d) Fakturácia dotknutých osôb,

e) Prípravy a evidencie zmlúv na pokyn dotknutej osoby v rámci zmluvného vzťahu za účelom evidovania objednávok dotknutých osôb pri zavedení a plnení predzmluvných a zmluvných vzťahov,

f) Faktúry (dodávateľsko - odberateľské),

g) Ostatné daňové doklady a bankové výpisy.

Kategória dotknutých osôb:

Zamestnanci, bývalí zamestnanci, zamestnanci dodávateľov tovaru a služieb, fyzické osoby, ktorým vznikla povinnosť uhradiť dodanú službu.

Kategória osobných údajov:

V rámci účelov v bodoch a) – g): bežné osobné údaje

Zoznam osobných údajov:

Meno a priezvisko zdaniteľnej osoby alebo názov zdaniteľnej osoby, adresu jej sídla, miesta podnikania, prevádzkarne, bydliska alebo adresu miesta, kde sa obvykle zdržiava, a jej identifikačné číslo pre daň, pod ktorým tovar alebo službu dodala, alebo meno a priezvisko tovaru alebo služby alebo názov príjemcu tovaru alebo služby, adresu jeho sídla, miesta podnikania, Prevádzkarne, bydliska alebo adresu miesta, kde sa obvykle zdržiava, a jeho identifikačné číslo pre daň pod ktorým mu bol dodaný tovar alebo pod ktorým mu bola dodaná služba číslo bankového účtu fyzickej osoby. Meno a priezvisko fyzickej osoby, ktorej práva sú dotknuté zmluvou, jej titul, dátum narodenia, rodné číslo, trvalý alebo prechodný pobyt, číslo účtu, názov banky, číslo preukazu totožnosti a iné údaje, ktoré sa týkajú predmetu zmluvy.

Zákonnosť spracúvania osobných údajov:

a) Zaúčtovanie podkladov pre mzdy a výplata miezd (mzdové listy, výplatné listiny, rekapitulácia miezd):

  • Spracúvanie osobných údajov zamestnancov je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby, - podľa § 13 ods. 1 písm. b) ZOOÚ, resp. čl. 6 písm. b) GDPR. (pracovná zmluva)
  • Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné podľa osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná, - podľa § 13 ods. 1 písm. c) ZOOÚ, resp. čl. 6 písm. c) GDPR

b) Spracovanie účtovných dokladov dotknutých osôb pri zavedení a plnení predzmluvných a zmluvných vzťahov:

  • Spracúvanie osobných údajov dotknutých osôb je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby, - podľa § 13 ods. 1 písm. b) ZOOÚ, resp. čl. 6 písm. b) GDPR.

c) Vedenie účtovnej agendy:

  • Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné podľa osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná, - podľa § 13 ods. 1 písm. c) ZOOÚ, resp. čl. 6 písm. c) GDPR.

d) Fakturácia dotknutých osôb:

  • Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné podľa osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná, - podľa § 13 ods. 1 písm. c) ZOOÚ, resp. čl. 6 písm. c) GDPR.

e) Prípravy a evidencie zmlúv na pokyn dotknutej osoby v rámci zmluvného vzťahu a za účelom evidovania objednávok dotknutých osôb pri zavedení a plnení predzmluvných a zmluvných vzťahov:

  • Spracúvanie osobných údajov dotknutých osôb je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby, - podľa § 13 ods. 1 písm. b) ZOOÚ, resp. čl. 6 písm. b) GDPR.

f) Faktúry (dodávateľsko - odberateľské):

  • Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné podľa osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná, - podľa § 13 ods. 1 písm. c) ZOOÚ, resp. čl. 6 písm. c) GDPR.

g) Ostatné daňové doklady a bankové výpisy:

  • Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné podľa osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná, - podľa § 13 ods. 1 písm. c) ZOOÚ, resp. čl. 6 písm. c) GDPR.

Zákonná povinnosť spracúvania osobných údajov:

a) Zaúčtovanie podkladov pre mzdy a výplata miezd (mzdové listy, výplatné listiny, rekapitulácia miezd):

  • zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve
  • zákon č. 311/2001 Z. z. zákonník práce

b) Spracovanie účtovných dokladov dotknutých osôb pri zavedení a plnení predzmluvných a zmluvných vzťahov:

  • spracúvanie osobných údajov na základe osobitého právneho predpisu sa nevykonáva

c) Vedenie účtovnej agendy:

  • zákon č. 431/2002 z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov
  • zákon č. 222/2004 z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov
  • zákon č. 18/2018 z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov
  • zákon č. 40/1964 zb. občiansky zákonník v znení neskorších predpisov
  • zákon č. 513/1991 zb. obchodný zákonník v znení neskorších predpisov
  • zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona 286/1992 Zb. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov
  • zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov
  • zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách

d) Fakturácia dotknutých osôb:

  • zákon č. 431/2002 z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov
  • zákon č. 222/2004 z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov
  • zákon č. 18/2018 z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov
  • zákon č. 40/1964 zb. občiansky zákonník v znení neskorších predpisov
  • zákon č. 513/1991 zb. obchodný zákonník v znení neskorších predpisov
  • zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona 286/1992 Zb. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov
  • zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov
  • zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách

e) Prípravy a evidencie zmlúv na pokyn dotknutej osoby v rámci zmluvného vzťahu a za účelom evidovania objednávok dotknutých osôb pri zavedení a plnení predzmluvných a zmluvných vzťahov:

  • Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov
  • Zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty
  • Zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník
  • Zákona č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník

f) Faktúry (dodávateľsko - odberateľské):

  • zákon č. 431/2002 z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov
  • zákon č. 222/2004 z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov

g) Ostatné daňové doklady a bankové výpisy:

  • Zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov
  • Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve; zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov

Príjemcovia alebo kategórie príjemcov, ktorým budú osobné údaje poskytnuté

V rámci účelov v bodoch a)-g):

  • poskytovateľ účtovných služieb a vedenia personálnej a mzdovej agendy Sprostredkovateľ na základe čl. 28 Nariadenia Európskeho Parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov),
  • poskytovateľ CRM,
  • poskytovateľ účtovného programu,
  • poskytovateľ dátových a telefónnych služieb ,
  • poskytovateľ bankových služieb.

- do tretích krajín

V rámci účelov v bodoch a)-g): osobné údaje nie sú poskytované do tretích krajín.

- do medzinárodných organizácií

V rámci účelov v bodoch a)-g): osobné údaje nie sú poskytované do medzinárodných organizácií.

Iný oprávnený subjekt na základe článku 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia Európskeho Parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov).

V rámci účelov v bodoch a)-g):

  • Všeobecne záväzný právny predpis v zmysle § 13 ods. 1 písm. c) zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov,
  • Daňový úrad (na základe zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov, zákon o dani z pridanej hodnoty 222/2004 Z. z. v znení neskorších predpisov),
  • Sociálna poisťovňa na základe zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení a o zmene zákona o poisťovníctve v znení neskorších predpisov, zákona. č. 461/2003 Z.z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov,
  • Súd, orgány činné v trestnom konaní základe zákona č. 160/2015 Z. z. Civilný sporový poriadok, na základe zákona 301/2005 Z. z. Trestný poriadok v znení neskorších predpisov,
  • Úrad na ochranu osobných údajov na základe zákona č. 18/2018 z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov,
  • Colný úrad,
  • Finančná správa.

Zverejňovanie osobných údajov:

V rámci účelov v bodoch a)-g): osobné údaje sa nezverejňujú.

Oprávnený záujem Prevádzkovateľa:

V rámci účelov v bodoch a)-g): spracúvanie osobných údajov za účelom oprávnených záujmov Prevádzkovateľa sa nevykonáva.

Doba uchovávania osobných údajov:

V rámci účelu v bode a): 5 rokov

V rámci účelov v bodoch b)c)d): dopyty - 5 rokov, Účtovné doklady – 15 rokov, Ponuky - 3 roky, Dodávateľské a odberateľské dokumenty (jednotlivo) - 15 rokov, Doklady súvisiace s evidenciou majetku - 5 rokov, Daňové priznania – 20 rokov, Výkazy ročné (účtovné uzávierky, záverečný účet, overenie audítorom) – 15 rokov, Výkazy krátkodobé – 5 rokov, Účtovný rozvrh a účtovná osnova – 15 rokov, Hlavná kniha (základné účtovníctvo)- 15 rokov, Účtovné knihy – 15 rokov, Bankové doklady a výpisy – 15 rokov, Pokladničné doklady – 15 rokov, Zoznamy číselných znakov a symbolov používaných v účtovníctve – 105 rokov, Stavy zásob – 5 rokov, Kniha faktúr – 15 rokov, Úhrady – výzvy – 15rokov, Upomienky – 15 rokov, Avízo – 5 rokov, Evidencia interných platobných príkazov – 5 rokov.

V rámci účelov v bodoch e)f)g): 15 rokov

Prevádzkovateľ sa zaručuje, že osobné údaje poskytnuté dotknutou osobou na účely stanovené v tejto informačnej povinnosti bude spracúvať maximálne po dobu stanovenú v zákonnom predpise.

Dotknutá osoba má právo namietať spracúvanie jej osobných údajov z dôvodu týkajúceho sa jej konkrétnej situácie vykonávané podľa § 13 ods. 1 písm. e) alebo písm. f) vrátane profilovania založeného na týchto ustanoveniach.

Prevádzkovateľ doručenú námietku v primeranom čase posúdi. Prevádzkovateľ nesmie ďalej spracúvať osobné údaje, ak nepreukáže nevyhnutné oprávnené záujmy na spracúvanie osobných údajov, ktoré prevažujú nad právami alebo záujmami dotknutej osoby, alebo dôvody na uplatnenie právneho nároku.

Vaše právo si môžete uplatniť u nás kedykoľvek, a to písomnou formou alebo elektronicky doručením vašej žiadosti na uvedených kontaktných údajoch.